LeicestershireUkrainian Community
Безкоштовний гайд
Як створити громадську організацію та отримати грант
Покроковий досвід української громади Лестершира: від статуту й банківського рахунку до заявки, кошторису й звіту.
LeicestershireПокроковий досвід української громади Лестершира: від статуту й банківського рахунку до заявки, кошторису й звіту.
Цей покроковий гайд створений для українців у Великій Британії, які хочуть створити громадську організацію й проводити заходи за рахунок грантів. Ми ділимося реальним досвідом відкриття кількох організацій та отримання й реалізації понад £50 тисяч, щоб ви могли легко й швидко реалізувати свою ідею й уникнути помилок та зайвих кроків.
Community Group — найпростіший формат для громадської діяльності у Великій Британії.
Для перших громадських проєктів, community-заходів та волонтерських ініціатив. Це хороший спосіб отримати перший досвід, створити історію успішних грантів, протестувати попит на ваші проєкти, зібрати докази та community support для масштабніших ініціатив у майбутньому.
CIC — це офіційно зареєстрована організація, створена для користі громади. На відміну від звичайної community group, CIC має офіційний статус компанії та реєструється через Companies House.
Такий формат часто обирають організації, які хочуть працювати довгостроково, офіційно надавати послуги, планують наймати працівників та працювати не лише з грантами, а й заробляти кошти.
CIC подібна до LTD-компанії, але її прибуток має використовуватися на розвиток організації та користь громади, а не для особистого збагачення засновників. При цьому можна офіційно оплачувати роботу працівників, директорів та засновників компанії. Таку організацію не можна просто продати як звичайний бізнес, оскільки вона має спеціальні обмеження щодо використання майна та прибутку.
Для організацій, які вже мають досвід проведення проєктів і хочуть працювати офіційно та довгостроково, оплачувати роботу команди, поєднувати гранти та власний дохід. Такий формат часто використовують організації, що надають психологічну допомогу, спортивні тренування, творчі та мистецькі послуги, освітні програми та інші послуги для підтримки громади.
CIC часто стає наступним кроком після community group, коли організація вже має досвід, підтримку громади та розуміння, як працює грантове фінансування у Великій Британії.
Charity — це офіційно зареєстрована благодійна організація у Великій Британії, яка працює виключно для суспільної користі та реєструється через Charity Commission. Це найбільш офіційний та престижний формат громадської організації у Британії.
Такий формат часто обирають великі організації, які працюють багато років, мають стабільну команду, реалізують великі соціальні проєкти, регулярно отримують великі гранти та пожертви й хочуть мати найвищий рівень довіри. На відміну від CIC, charity не створюється для заробітку: усі кошти та майно мають використовуватися лише для благодійної діяльності.
Для організацій із досвідом роботи, сильною командою, стабільною діяльністю, які регулярно працюють із грантами та пожертвами й планують довгострокову благодійну діяльність. Багато організацій приходять до формату charity не одразу, а після кількох років роботи як community group або CIC. Для більшості нових українських ініціатив charity часто буває занадто складним форматом на старті.
Якщо ви тільки починаєте, радимо спочатку розглянути Community Group.
Назва повинна легко запам’ятовуватися, викликати довіру, бути зрозумілою людям і відображати діяльність організації. Добре працюють назви, пов’язані з місцем проживання, з цілями та напрямком організації, з громадою, прості та короткі.
Наприклад: Ukrainian Community Leicester; Ukrainian Community Support UK; Together for Ukraine.
Перед тим як обрати назву, перевірте:
Для більшості community groups потрібні мінімум три людини: Chairperson (голова), Secretary (секретар), Treasurer (відповідальний за фінанси). Ці люди підписують статут (constitution), мають доступ до фінансів та допомагають керувати організацією.
На старті це можуть бути друзі, волонтери, члени родини, активні учасники громади. Це можуть бути як українці, так і британці. Ці люди мають бути присутні з вами у відділенні банку для відкриття банківського рахунку.
Constitution — це головний документ організації. У ньому описується:
Не використовуйте власний e-mail для громадської організації: з часом це створює хаос у документах та листуванні. Важливі грантові заявки можуть губитися серед особистих повідомлень, а інші члени команди не матимуть доступу до потрібної інформації.
Окремий e-mail дозволить створити окремий Google Drive для організації, де можна зручно зберігати всі документи, грантові заявки, звітність, бухгалтерію, фото заходів та інші важливі файли в одному місці.
Соціальні сторінки — це не просто «для красивої картинки». Для громадської організації у Великій Британії це один із головних доказів того, що ваша діяльність реальна й активна. Багато грантових фондів, місцевих рад та партнерів перед наданням фінансування перевіряють, чи існує організація публічно, чи проводить вона заходи та чи є навколо неї активність громади. Тому соціальні мережі важливі навіть на самому старті.
Ми радимо одразу створювати і Facebook, і Instagram, тому що ці платформи працюють по-різному та допомагають охоплювати різні аудиторії.
З нашого досвіду, Facebook часто має більше підписників та краще підходить для комунікації з місцевими радами, грантовими фондами, іншими організаціями та партнерами. Саме у Facebook організації у Великій Британії найчастіше відмічають партнерів, публікують звітність про заходи, тегають грантодавців та демонструють офіційну діяльність. Багато грантових програм просять вказувати у публікаціях, що захід було проведено за підтримки певного гранту або місцевої ради.
Instagram краще підходить для залучення людей до заходів. На практиці саме Instagram часто показує кращу активність аудиторії: більше переглядів, реакцій, поширень та повідомлень від учасників. Через нього простіше привертати увагу до подій, показувати атмосферу заходів та формувати активну спільноту навколо організації.
На старті не потрібно створювати «ідеальні» сторінки. Достатньо короткого опису організації, логотипу або простої обкладинки, кількох публікацій, фото команди або заходів і контактного e-mail. Найважливіше — регулярно показувати діяльність, фотографувати заходи, зберігати відгуки учасників та публікувати результати роботи. У майбутньому це стане важливими доказами для грантових заявок та партнерств.
Для більшості українських community groups у Великій Британії відкриття банківського рахунку є одним із найскладніших та найстресовіших етапів. Ми також стикалися з відмовами та труднощами під час відкриття рахунків для наших організацій. Але з досвідом зрозуміли, що процес не такий складний, якщо знати, до якого банку звертатися та які документи підготувати.
З нашого досвіду це справді можливо, і деякі місцеві ради можуть погоджуватися на такий варіант, особливо якщо організація-партнер має хорошу репутацію та історію роботи з грантами. Однак такий формат часто створює додаткову звітність і складнішу комунікацію. Тому ми дуже рекомендуємо якомога швидше відкривати власний банківський рахунок для вашої організації.
Ми відкривали рахунки для кількох громадських організацій у Metro Bank через особистий appointment у відділенні. Спочатку ми знайшли найближче відділення та зв’язалися з ним для запису на зустріч для відкриття рахунку community group. Metro Bank Store Locator
На appointment повинні прийти всі люди, які входять до committee та відкривають рахунок: голова (chairperson), секретар (secretary) і treasurer. Одразу розраховуйте, що appointment може зайняти багато часу: у нашому випадку процес у банку тривав щонайменше дві години.
Для відкриття рахунку не потрібен окремий офіс або приміщення. Для наших організацій ми використовували домашню адресу chairperson.
Перед appointment перевіряйте актуальні вимоги банку, вони можуть змінюватися: Metro Bank Business Account Requirements.
Ми відкривали рахунки для кількох організацій у Metro Bank, і весь процес від першого appointment до відкриття рахунку займав від 2 до 8 тижнів. Перевірка та затвердження документів прискорювалися, коли ми надавали лист про те, що отримали грант. Інколи доводилося нагадувати про себе. Грантодавці чекали на відкриття рахунку, але просили надати дані якомога швидше.
З нашого досвіду, для нових community groups найкраще працює не один конкретний сайт, а кілька способів пошуку грантів одночасно. У Великій Британії грантові можливості дуже розподілені: частина знаходиться на сайтах local councils, частина на великих національних платформах, а частина поширюється лише через e-mail розсилки або volunteer organisations.
У деяких регіонах Великої Британії існує дві різні місцеві ради: district council (місцева районна рада) та county council (рада всього графства). Обидві можуть мати окремі грантові програми. Наприклад, district council може фінансувати маленькі локальні заходи, а county council — більші community projects або довгострокові програми. Важливо перевіряти гранти на обох рівнях.
У Google можна вводити: community grants + назва міста; community funding + county council; voluntary sector grants + district council; small grants for community groups UK.
Наприклад: Leicester community grants; Charnwood community grants; Nottinghamshire voluntary sector funding; Manchester community funding.
Окрім local councils, існують великі платформи, де зібрані грантові програми з різних регіонів та організацій.
У багатьох графствах існують окремі організації, які підтримують community groups, charities, волонтерські ініціативи та нові локальні проєкти. Такі організації можуть надсилати інформацію про доступні гранти, проводити безкоштовні тренінги, допомагати з написанням грантових заявок, підтримувати нові community groups та допомагати знаходити партнерів.
Приклади:
У Google такі організації можна шукати через: voluntary action + назва графства; CVS + назва міста; volunteer support organisation + назва регіону.
Після отримання перших грантів councils та volunteer organisations часто починають надсилати e-mail розсилки з новими грантовими можливостями. Тому ми рекомендуємо залишати свої контакти під час подачі грантів, підписуватися на newsletters local councils і стежити за соціальними мережами councils та volunteer organisations.
Для нових community groups партнерства можуть значно підвищити шанси на отримання грантів. Хорошими партнерами часто стають community centres, churches, charities, schools та local organisations. Такі партнери можуть надавати приміщення, підтримувати грантові заявки, допомагати з проведенням заходів і ставати офіційними партнерами проєкту.
Деякі councils та volunteer organisations проводять безкоштовні тренінги, workshops, онлайн-сесії та консультації щодо написання грантових заявок. На таких зустрічах часто пояснюють, як правильно писати заявки, формувати бюджет, описувати community impact і вести звітність.
Однією з найважливіших частин будь-якої грантової заявки є бюджет проєкту. Саме через бюджет грантодавець розуміє, наскільки реалістично ви плануєте проєкт, чи продумані ваші витрати та чи розумієте ви, як реалізовуватиметься діяльність. З нашого досвіду одна з найбільших помилок нових community groups — занадто оптимістично або недостатньо детально рахувати витрати.
У більшості community projects однією з головних витрат є оренда приміщення. Заздалегідь зв’яжіться з venue, дізнайтеся актуальну вартість оренди й перевірте, чи входить прибирання у вартість.
У грантовій заявці рекомендуємо одразу прописувати, скільки годин триває одна подія, скільки всього подій планується і як часто вони проводитимуться. Це робить бюджет більш професійним та зрозумілим для грантодавця.
У бюджет можна закладати творчі матеріали, канцелярію, матеріали для workshop activities, друковані матеріали, декорації, спортивний інвентар, витратні матеріали, одноразовий посуд тощо. Нові організації дуже часто недооцінюють реальну вартість матеріалів.
Не рекомендуємо рахувати матеріали «з голови». Краще зайти на сайти магазинів, перевірити актуальні ціни, зробити реальний breakdown витрат, зберегти screenshots або links. Це значно полегшує і написання гранту, і подальшу звітність.
Транспортні витрати часто займають більшу частину бюджету, ніж здається на початку. Нові community groups дуже часто недооцінюють їх або взагалі забувають додати у грант.
У бюджет можна включати паливо або mileage costs, паркування, транспортні витрати волонтерів, перевезення матеріалів та обладнання. Ми рахували транспортні витрати з розрахунку £0.45 за одну милю проїзду. Враховували, скільки машин буде залучено, поїздки за refreshments та матеріалами, поїздки для підготовки заходу, перевезення банерів, decorations та обладнання, витрати на паркування.
У багатьох грантах можна закладати оплату людей, які проводять workshops, майстер-класи, тренування, wellbeing sessions, творчі активності та educational sessions. Наприклад: ведучим, художникам, тренерам, dance instructors, спортивним coaches, психологам, музикантам чи DJ, спікерам тощо.
Ми рекомендуємо закладати £20–£30 за годину послуг. Не рекомендуємо закладати меншу оплату, оскільки спеціаліст із цього ще повинен сплатити податки та понести власні витрати. Такі послуги ми сплачуємо за наданими інвойсами.
У Великій Британії дозволяється покривати волонтерам фактичні витрати на їжу та refreshments під час волонтерської діяльності.
З нашого досвіду ми орієнтувалися приблизно на £5 на людину, якщо волонтери були залучені більше ніж на 4 години. Навіть якщо на самому заході вже були refreshments, ми інколи закладали £5 на людину, наприклад, на каву після заходу. Це допомагало підтримувати команду, мотивацію волонтерів та планувати наступні проєкти.
Витрати на чай, каву та refreshments зазвичай добре сприймаються грантодавцями, особливо для довгих заходів, community gatherings, wellbeing activities та святкових подій.
Як ми рахували refreshments:
Ми по-різному підходили до частування: інколи закуповували продукти, і волонтери готували торти та закуски. Іноді робили оптові замовлення тортів у наших українських дівчат і платили дешевше, але за інвойсом. На великі заходи на кшталт Різдва чи Великодня завжди заохочуємо людей додатково приносити своє та ділитися.
Нижче одна справжня заявка, яка отримала фінансування: коротка заявка на одне свято на £1,000. Усі імена, назви організацій і закладів прибрано. Суми й кошторис залишено як є.
Те, що ми самі використовуємо щоразу, коли подаємося на грант. Усе в тому ж форматі, що й приклад вище.
Пакет ще готується. Хочете дізнатися першими? Напишіть нам: lucolo2024@gmail.com
Важливе застереження. Цей гайд не є юридичною порадою. Вимоги та правила можуть змінюватися, тож завжди перевіряйте актуальність на офіційних сайтах.